Архивные услуги — легко
Хранение документов
Фронтальный вид архива
Архивохранилища doc-архив это надёжное места для хранения ваших документов. Поэтому мы быстро вывезем документы на архивное хранение, точно зарегистрируем их и разместим на хранение.
Во-первых, документы будут храниться в условиях, предусмотренных законами Российской Федерации, так долго пока не закажете уничтожение документов.
Во-вторых, хранение ваших документов будет в прочных и красивых архивных коробах, благодаря которым документы надежно защищены от света и во время доставок. Каждый архивный короб предоставляется с уникальным регистрационным номером со штриховым кодом для хранения в нём документов. Это технология позволяет моментально считывать регистрационные номера прямо в систему учета. По желанию наших клиентов дополнительно предоставляются пломбы для пломбирования архивных коробов.
Перспективный вид
После того как Архивные короба с документами доставлены в Архивохранилище сотрудники бережно размещают их на архивные стеллажи, разработанные специально для архивного хранения. Каждое архивное место имеет уникальный номер с кодом. Благодаря ему, моментально определяется месторасположение документов в системе учета doc- архив. Скорость нашей работы обеспечивается умными технологиями и технологичными решениями.
Хранение документов на четвёртом этаже
Наши Архивохранилища класса А это современные строения, с профессиональным оснащением и необходимым уровнем безопасности. Так, Архив оборудован, многоэтажной современной конструкцией, мелко-дисперсной сплинкерной системой пожаротушения, лазерными датчиками. Для обеспечения высшего уровня пожарной безопасности хранения бумажных документов мы отказались от электрической проводки в коридорах и между этажами. Наше специальное покрытие полов обеспечивает необходимый класс чистоты архивохранилища документов. Биометрические системы доступа позволяют идентифицировать доступ в Архивохранилище.
Перспективный вид
Чтобы обеспечить надежное хранение и безопасность документов наших клиентов, мы инвестируем в лучшее оборудование, ИТ-системы. Чтобы обеспечить лучшие условия хранения документов наших клиентов мы используем мировой опыт и знания.
Для начала хранения документов выберите наиболее удобный срок договора 1, 2 или 3 года. Простой тарифный план позволит вам управлять затратами на архив легко.
С нами легко, прозрачно и быстро можете начать работать уже сейчас. Мы верим, что можно управлять архивом легко.
Личный кабинет
Благодаря красивому и удивительно удобному личному кабинету, а также мобильному приложению, контроль над документами в ваших руках. Ваш личный кабинет по управлению хранением документов в России не имеет равных.
После передачи нам на хранение архивных коробов, или папок, информация об этом регистрируется в профессиональной системе учёта doc- архив. В результате вы моментально получаете электронную квитанцию о передаче архивных коробов с документами.
Вы увидите свои архивные короба в своем личном кабинете уже через несколько секунд после передачи их на архивное хранение. Проверить или добавить подробное или краткое описание того, какие документы содержаться в архивном коробе или папке Вы также сможете сделать очень легко в своём личном кабинете.
В течение срока действия договора, вы в любой момент быстро и легко сможете заказать услуги и в три клика оформить заказ, например отправить на архивное хранение новые документы, заказать подробное или краткое их описание, или заказать доставку документов в офис. А также другие услуги в отношении ваших документов.
Личный кабинет хранения документов в архиве — поиск документов
Личный кабинет хранения документов в архиве — поиск сканированного документа по названию
Личный кабинет хранения документов в архиве — поиск сканированного документа из заказа
Личный кабинет хранения документов в архиве — просмотр исполнения заказа на е-документ
Личный кабинет
Благодаря красивому и удивительно удобному личному кабинету, а также мобильному приложению, контроль над документами в ваших руках. Ваш личный кабинет по управлению хранением документов в России не имеет равных.
Доступ в личный кабинет архива
Хранение документов. Личный кабинет Больницы в doc-архив. Главное окно управления.
Специализированные настройки поиска медицинских историй. Поиск истории болезни в архиве.
Специализированные настройки поиска медицинских историй. Поиск истории болезни в архиве.
Выбор услуг для Больницы
Быстрый заказ медицинских историй в архиве
Просмотр документа о заказе
Доступна подробная информация о заказе
и другое (сканирование, доставка, вывоз, описание, уничтожение, различные отчеты и т.п) доступно для Больниц в личном кабинете.
Опись документов
Для того, чтобы информацию о документе можно было легко и быстро отыскать в архиве, необходимо внести описание переданных на архивное хранение коробов с документами в информационную систему учета doc -архив.
Опись хранение документов в архиве док-архив
При сдаче в архив описание производится с обложек дел с указанием уникального регистрационного архивного номера дела или архивного короба со штриховыми кодами. Это технология позволяет моментально считывать регистрационные номера прямо в систему учета.
Информационными характеристиками каждого дела являются данные указанные на обложке такие как:
- название организации
- название филиала или представительства
- название структурной части
- индекс дела по номенклатуре;
- заголовок дела;
- аннотация (при необходимости);
- крайние даты документов дела
Опись хранение документов в архиве док-архив
Заголовок дела и крайние даты является важнейшей характеристикой описания дела которые раскрывает даты, состав и содержание документов дела
Описание документов вы можете сделать самостоятельно или передать эту работу нам и мы с радостью её выполним. Ведь мы любим наше дело.
Уничтожение документов
Быстро и профессионально doc- архив окажет вам услугу выделения документов на уничтожение и физического уничтожения документов методом шредерования.
Уничтожение документов
Так как уничтожение бумажных документов — это точка невозврата, то прежде всего, желаем обратить внимание наших будущих и настоящих клиентов к правилам уничтожения документов, принятых в нашей стране.
В соответствии с ними, к уничтожению документов, которые образовались в процессе деятельности компании, Российское законодательство предъявляет определенные требования. Так согласно Перечню типовых управленческих документов, целенаправленно уничтожить документы, образовавшиеся в хозяйственной деятельности компании можно по истечению установленных сроков хранения в этом Перечне опупликованным 7.02.2020 Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
Таким образом, перед принятием решения о физическом уничтожении документов важно предпринять ряд последовательных действий, которые позволят выделить документы на уничтожение, такие как:
- Проверить, образовались ли в деятельности компании документы с истекшими сроками хранения документов;
- Создать внутреннею или аутсорсинговую экспертную комиссию, которая проведет полистную экспертизу ценности этих документов и по результатам своей работы составит акт на уничтожение документов,
- Далее, физически уничтожить выделенных по акту документов.
В результате наших исследований, проведенных в разных организациях, мы получили интересные данные, с которыми готовы поделиться. Примечательно, что многие организации понимают, что полистная экспертиза ценности документов важна. Однако они считают, что она мала эффективна в отношении документов с временными сроками хранения (до 5 лет). В качестве примера таких документов можно привести, такие как бухгалтерские документы, кассовые документы, документы дня. Связано это с трудоёмкостью этой работы и затраченного на неё время и соответственно с высокой стоимостью этой работы.
Некоторые организации считают, что их сотрудники в течение пяти лет, правильно и безошибочно формировали документы в дела. Далее, верно эти дела наименовали, составляли опись, вели учет архива. Соответственно, считают, что при выделении этих дел на уничтожение, нет необходимости в проверке этих дел, потому что в этих делах не будет ошибочно подшитых документов другого или длительного, или постоянного срока хранения. Организации понимают и принимают риски такого решения на себя.
Часто применяется менее дорогостоящий, но помогающий способ простой экспертизы дел перед их уничтожением, которая позволяет проверить, что в целом сформированное дело соответствует содержащимся в деле документам. Этот способ часто используется именно коммерческими организациями и позволяет сбалансировать риск уничтожения неверно сформированного дела со стоимостью работ и исполнения закона и правил.
Безусловно, doc -архив рекомендует проводить полистную экспертизу документов, однако понимает, что каждая компания, в конечно счета, сама принимает для себя решение, какой способ экспертизы использовать.
Прежде всего, перед принятием решения, пожалуйста, помните, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью. Ниже представлены регулирующие законы, нормы и правила:
- Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)
- Письмо> ФАС России от 03.03.2020 N СП/16908/20 <О необходимости соблюдения требований приказов Росархива от 20.12.2019 N 236 и N 237 при хранении дел об установлении цен (тарифов)>
- Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Пожалуйста, закажите в doc -архив уничтожение ваших документов Уничтожение документов, уже переданных на хранение удобно заказать через свой личный кабинет указав или загрузив свой список архивных номеров коробов с документами, выделенных на уничтожение.
Уничтожение документов, еще не переданных на хранение, также возможно. Укажите ориентировочный вес и отправьте нам заказ.
Или позвоните, нам сразу, и мы легко поможем оформить заказ с удовольствием его выполним.
Что думают о нас наши клиенты
«Выражаем свою благодарность компании за выполненный объем работ по хранению документов и своевременной доставке. Хочется особенно отметить внимательное отношение к заказчику, отличные цены на предоставляемые услуги, профессиональный и индивидуальный подход при выполнении задач. Надеемся на дальнейшее развитие и укрепление партнерских отношений между нашими компаниями.»
«Компания смогла полноценно проявить себя в качестве надежного и профессионального поставщика в сфере архивного хранения документов. Показывает умение решать обозначенные задачи, оказывая постоянное содействие нашей компании. Поставщик постоянно поддерживает свою планку компетентности и профессионализма. Наша компания полностью удовлетворена результатом совместной деятельности как ответственным и надежным партнером. Рекомендуем данного поставщика в качестве профессионального и надежного партнера на рынке архивных услуг.»
«Хотим отметить чуткое отношение к нам как к партнеру еще на этапе согласования и подписания договора. Компания обеспечила конкурентную цену на рынке, лёгкость и гибкость в партнерских отношениях. Наш Банк готов рекомендовать компанию в качестве достойного партнера, предлагающего индивидуальные условия сотрудничества.»
«Это компания зарекоммендовала себя как достойный партнёр. Это комманда молодых и энергичныъ профессионалов своего дела. Их работа полностью отвечает заданному уровню и выполняется качественно и в срок. Хочется отметить внимательное отношение к нам. Архив всегда в поиске как сделать для нас работу с ними удобнее, надежнее и обеспечить нам лучшую цену. Мы видим высокий потенциал нацеленность на дальнейшее успешное развитие и процветание.»
«Компания за время сотрудничества смогла полноценно проявить себя в качестве надежного и профессионального поставщика в сфере архивного хранения документов. Важным преимуществом является внимательность к пожеланиям клиента и оперативность в решении вопросов. За период нашей совместной деятельносьти компания завоевала заслуженный авторитет, который берется и уверенно решает самые смелые задачи нашего архива. Поставщик постаянно поддерживает свою планку компетенции и профессионализма, ответственные и надёжные партнёры. Рекоммендуем данного поставщика в качестве профессионального и надежного партнера на рынке архивных услуг.»
«Выражаем искреннюю благодарность за профессионализм и высокие качество архивных услуг. Хотелось бы отметить оперативную помощ при решении возникающих вопросов и удобство в работе с документами, что позволяет уменьшить время на поиск нужной информации. Считаем компанию надежным деловым партнёром.»
«Компания ООО «Док-Архив» за время сотрудничества смогда полноценно проявить себя в качестве надежного и профессионального поставщика в сфера хранения документов. ООО «Док-Архив» показывает умение решать обозначенные задачи, оказывая постоянное содействие нашей компании. Поставщик постоянно поддерживает свою планку компетентности и профессионализма. Наша компания полностью удовлетворена результатом совместной деятельности с ООО «Док-Архив», как с ответственным и надежным партнером. Рекоммендуем данного поставщика в качестве профессионального надежного партнера на рынке архивных услуг.»
«Выражаем признательность компании Док-Архив за качественное предоставление услуг и своевременное их исполнение. При выборе поставщика в сфере оказания услуг по вне офисному хранению документов для нас были важны современный подход, лоялная ценовая политика и надежная репутация. Именно так зарекоммендовала себя компания Док-Архив и не раз убедились в правильности принятого решения. Благодаря оперативности и компетентности сотрудников компании, передача документов и дальейшая их обработка происходит в кратчайшие сроки, что особенно важно при большом документообороте. Учитывая положительный опыт сотрудничества, мы с уверенностью можем рекомендовать компанию Док-Архив как надежного и ответсвенного поставщика.»
«Выражаем благодарность компании ООО «Док-Архив» за качественное и своевременное выполнение договорных обязательств. Компания зарекомендовала себя только с положительной стороны. Все условия государственного контракта соблюдаются согласно прописанным условиям. Все заказы и пожелания к ним выполняются всегда оперативно и своевременно. Сотрудники компании всегда идут навстречу в решении нестандартных задач. Рекоммендуем ООО «Док-Архив» как компанию профессионалов по предоставлению архивных услуг.»
Передать на хранение документы
Пожалуйста, заполните форму для получения предложения. Ознакомитесь с договором и забронируйте время на передачу архива.